Як підготуватись до перевірок та обшуків на підприємстві?

Питання проведення контрольних заходів на підприємствах є важливим як у мирний час, так і під час воєнного стану. Для успішного проходження перевірок та обшуків на підприємстві необхідно правильно підготуватися. Важливо мати чітке уявлення про процедури та кроки, які потрібно вжити, щоб зменшити ризики і забезпечити належний захист. Далі ми розглянемо основні аспекти підготовки до перевірки та обшуку.

Що таке перевірка на підприємстві?

Перевірка – це контрольний захід, який здійснюють уповноважені органи державного нагляду у певній сфері бізнесу.

Основні нормативні акти, що регулюють проведення перевірок, включають:

• Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності».
• Підзаконні акти, що детально описують порядок і повноваження контролюючих органів у конкретній галузі.

Як підготуватись до перевірки на підприємстві?

Підготовка до перевірки може бути менш складною, ніж підготовка до обшуку, але все ж вимагає ретельної підготовки. Основні кроки включають:

1. Попередження про Перевірку:
   • План перевірки: Якщо перевірка є плановою, орган контролю зобов'язаний затвердити і опублікувати план перевірок, де зазначено, що ваше підприємство включено в план на певний календарний період. Це дозволяє заздалегідь підготуватися до візиту інспекторів.
   • Наказ про перевірку: Орган контролю надсилає наказ про перевірку, в якому вказано предмет перевірки, вичерпний перелік питань та конкретну дату здійснення інспекційного відвідування. Таке попередження дозволяє вам організувати всі необхідні документи та інформацію для перевірки.
2. Документація:
   • Перевірка відповідності: Переконайтеся, що всі документи і матеріали відповідають чинному законодавству. Це включає наявність та правильне оформлення документів, їх підписання, затвердження, а також своєчасне подання звітності.
   • Своєчасна звітність: Пам’ятайте про строк подання звітності та ведення ділової переписки з контрольними органами. Невиконання цих вимог може призвести до штрафів або інших санкцій.
3. Консультації:
   • Юридичні консультації: Залучіть юристів для консультацій щодо ведення діловодства та супроводження перевірки. Це допоможе уникнути юридичних помилок і забезпечить правильну взаємодію з інспекторами. Юристи можуть також надати поради щодо оптимізації внутрішніх процедур.
   • Спеціалісти з технічних питань: Якщо перевірка стосується технічних аспектів, таких як пожежна безпека чи охорона праці, зверніться до фахівців, щоб переконатися, що ваші об’єкти відповідають усім нормам і стандартам.
4. Внутрішній Аудит:
   • Регулярні перевірки: Проведіть внутрішній аудит, щоб виявити можливі порушення ще до перевірки з боку державних органів. Це дозволить своєчасно виправити помилки та зменшити ризик санкцій. Аудит може включати перевірку фінансової документації, відповідності технічних стандартів і виконання внутрішніх процедур.

Що таке обшук на підприємстві?

Обшук – це слідчий захід, що проводиться в рамках кримінального розслідування для виявлення доказів правопорушень. Згідно з кримінальним процесуальним кодексом України, обшук проводиться лише в межах досудового розслідування, і особа, у приміщенні якої проводиться обшук, може навіть не знати про початок кримінального провадження.

Як підготуватись до обшуку?

Ось що слід зробити для підготовки до обшуку:

1. Резервне зберігання:
   • Зберігання документів: Майте резервне приміщення для зберігання кольорових копій і дублікатів важливих документів. Це допоможе зменшити втрати у разі вилучення оригіналів і забезпечити безперервність вашого бізнесу.
2. Нотаріальні копії:
   • Завірені копії: Нотаріально завірені копії важливих документів мають ту ж юридичну силу, що й оригінали. Зберігайте їх у безпечному місці, відмінному від основного офісу, щоб уникнути їх вилучення під час обшуку.
3. Електронні копії:
   • Скан-копії: Зберігайте кольорові скан-копії важливих документів на окремих мобільних електронних носіях. Це дозволить швидко відновити документи у разі їх вилучення і уникнути перерв у роботі підприємства.
4. Контакти з контрагентами:
   • Забезпечення доступу: Утримуйте постійний зв'язок з вашими контрагентами, які можуть надати копії або дублікатів документів у разі їх вилучення. Це може бути корисним для відновлення документації, що була вилучена під час обшуку.
5. Внутрішній аудит:
   • Оцінка документації: Регулярно перевіряйте вашу документацію і внутрішні процеси, щоб бути готовим до перевірок і обшуків. Аудит може допомогти виявити слабкі місця у вашій документації та забезпечити їх виправлення.
6. Безпека та юридична підтримка:
   • Юридичний супровід: Забезпечте присутність адвоката під час обшуку. Адвокат допоможе зафіксувати хід обшуку, порушення під час його проведення та захистить ваші права. Присутність адвоката також допоможе забезпечити, що всі дії слідчих відповідають законодавству.
   • Система безпеки: Наявність служби безпеки або юридичного департаменту може бути корисною для швидкого реагування на будь-які проблеми під час обшуку.
7. Зберігання документів у адвокатів:
   • Адвокатська таємниця: Передайте оригінали важливих документів адвокатам на зберігання. Це захистить їх від вилучення під час обшуку, оскільки такі документи будуть вважатися адвокатською таємницею, що підлягає захисту згідно з законодавством.

Підготовка до перевірки та обшуку є важливим етапом в управлінні підприємством. Вона допомагає зменшити ризики і забезпечити належний захист у випадку контрольних заходів з боку державних органів.

Пам’ятайте, що безпека вашого підприємства під час обшуку залежить не тільки від ваших зусиль по підготовці до проведення такої слідчої (розшукової) дії, але й від комплексного реагування на таку подію з боку ваших адвокатів, яке полягає у фіксації ходу обшуку, порушень, допущених під час його проведення, та подальших дій юридичного характеру, спрямованих на відновлення ваших прав та повернення майна вашого підприємства. Приділення уваги всім аспектам підготовки допоможе вам впоратися з ситуацією ефективно і зменшити негативні наслідки для вашого бізнесу. Тому, підбирайте адвокатів правильно 😊