Трудові відносини без принтера. Електронний облік трудової діяльності

‍
Пандемія спричинила стрімкий ріст дистанційної роботи. Цілі індустрії продовжують працювати з дому. Для прикладу, за даними dou.ua, в cекторі ІТ тільки 3% працівників мріють повернутися до роботи в офісі.

‍
Багато компаній впровадили гібридний режим роботи, який поєднує роботу з дому та офісу. У зв'язку з цим, все більше роботодавців задумуються над можливістю переведення кадрового документообігу в електронну форму. На додаток до цього Верховна Рада України вже прийняла кілька законопроектів щодо дистанційної роботи та електронного обліку трудової діяльності. Відбулось це у лютому 2021 року.

Чи вдалося законотворцю насправді врегулювати питання електронного кадрового діловодства? Чи просто застарілий Кодекс законів про працю 1971 року отримав ще одну латку у вигляді електронного обліку трудової діяльності - з'ясуємо у цій статті.

УКЛАДАННЯ ТРУДОВИХ ДОГОВОРІВ

Один із перших документів, який підписують працівники під час працевлаштування - це трудовий договір, тож почнемо з нього.

Електронна форма трудового договору

Трудовий договір, як правило, укладається у письмовій формі (стаття 24 Кодексу законів про працю України), а, як пам'ятаємо, до письмової форми прирівнюється й електронна форма (стаття 9, 205, 207 Цивільного кодексу України).
Для укладання договору в електронній формі працівнику знадобиться електронний підпис. Найпростіше його отримати за допомогою «Дія.Підпис». Є декілька видів електронного підпису, найпопулярніші в Україні - це кваліфікований електронний підпис та удосконалений електронний з кваліфікованими сертифікатами, які прирівнюються до власноручного підпису (ч. 4 ст. 18 ЗУ «Про електронні довірчі послуги», Постанова КМУ від 03.03.2020 № 193). Тому трудовий договір, підписаний за допомогою таких електронних підписів, буде мати повну юридичну силу, а юридична сила електронного документа не може бути заперечена через те, що він має електронну форму (ч. 3 ст. 18 ЗУ «Про електронні довірчі послуги» і ст. 8 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Чи необхідна письмова згода працівника на підпис договору в електронній формі?

Письмова згода працівника на підписання трудового договору в електронній формі не потрібна, адже:

• такий електронний підпис прирівнюється до власноручного згідно Закону (ч. 4 ст. 18 ЗУ «Про електронні довірчі послуги», Постанова КМУ від 03.03.2020 № 193);
• право використання електронного підпису можливе у випадках, встановлених законом, а не тільки за згодою Сторін (ст. 207 Цивільного кодексу України);
• відносини, пов'язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України «Про електронні довірчі послуги», а використання інших видів електронних підписів здійснюється на договірних засадах (ст. 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»).

‍

ОЗНАЙОМЛЕННЯ З НАКАЗАМИ, ІНСТРУКЦІЯМИ

Наступне питання, з яким зіштовхуються власники бізнесу - ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), правилами внутрішнього трудового розпорядку та проведення інструктажів.

У лютому 2021 року Верховна Рада прийняла Закон України від 04.02.2021 № 1213-IX, яким врегулювала:

• право ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями з використанням засобів електронного зв'язку (ст. 29 Кодексу законів про працю України).
• підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну електронними документами (ст. 29 Кодексу законів про працю України).
• підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами (ст. 153 Кодексу законів про працю України, ст. 13 ЗУ «Про охорону праці»).

Для ознайомлення з наказами/інструктажами в електронному вигляді необхідно:

• передбачити конкретні способи в самому трудовому договорі;
• обмінятися електронними документами між директором та працівником за допомогою обраних засобів електронного зв'язку.

В трудовому договорі можна використати формулювання з типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу:
«З метою належної організації виконання надомної роботи, ознайомлення Працівника з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, дорученнями, завданнями та іншими документами Роботодавця, комунікація та взаємодія між сторонами при виконанні надомної роботи здійснюється шляхом: тут вказуються способи комунікації та взаємодії між Сторонами, визначаються засоби електронного зв'язку, наприклад, електронна пошта, номер телефону, мобільний додаток тощо).
Необхідно звернути увагу, що для підтвердження ознайомлення з наказами знадобиться електронний підпис на заяві-погодженні з наказами, самому наказі або на конкретному е-мейлі (така технологія також існує). Обміну простими повідомленнями електронної пошти буде недостатньо.
Адже законодавець зазначив, що підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну саме електронними документами. Верховний Суд неодноразово звертав увагу, що роздруківка електронного листування не може вважатись електронним документом (копіями електронних документів) в розумінні ч. 1 ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», відповідно до якої електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа (ст. 5, 6 «Про електронні документи та електронний документообіг»). Постанова від 28.12.2019 № 922/788/19 Верховний Суд.

ТРУДОВІ КНИЖКИ

Мова про переведення трудових книжок в електронну форму йшла досить давно. Нарешті 10.06.21 набрав чинності Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX. Тепер внесення записів до трудової книжки здійснюється лише на вимогу працівника, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, а страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (надалі - «Реєстр застрахованих осіб»).

КМУ та органи влади повинні були до 10.06.21 року внести зміни до підзаконних актів, але так їх і не внесли до:

• Постанови від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників»
• Наказу від 27.10.1995 №277 «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу»
• Наказу від 29.07.1993 №58 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»
• Постанови від 18.06.2014 №10-1 «Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування»
• Наказу від 25.12.2009 №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 «Особова картка працівника»
• Інших підзаконних актів

Це створює певні колізії між законом та підзаконними актами, хоча закон має вищу юридичну силу.

Щодо включення відомостей про трудову діяльність до реєстру застрахованих осіб

Законодавець врахував, що реєстр застрахованих осіб не містить повної інформації, тому надав 5 років на внесення відомостей про трудову діяльність до реєстру застрахованих осіб працівнику або роботодавцю (Перехідні положення Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX).
Порядок включення відомостей до реєстру застрахованих осіб затверджено Постановою КМУ від 27.11.2019 № 1084, а сам механізм описано на сайті ПФУ. Необхідно звернути увагу, що, якщо відомості подає роботодавець - тоді він зобов'язаний прикріпити під час завантаження відомостей до реєстру скановану згоду на обробку персональних даних працівника.
Після внесення відомостей про трудову діяльність до реєстру відповідальна особа органу ПФУ повинна відцифрувати дані трудової книжки та доповнити персональну облікову картку працівника. Скільки на це знадобиться часу та чим це буде підтверджено - підзаконними актами поки не визначено.

Повернення трудових книжок працівникам

Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX передбачено, що після внесення даних про трудову діяльність в реєстр застрахованих осіб, наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Окремим випадком є ситуація, коли трудова книжка видається працівнику під час звільнення. В подальшому трудові книжки будуть зберігатися у працівника.

Щодо працевлаштування нових працівників

Облік трудової діяльності нових працівників одразу має здійснюватися в електронній формі. Але за вимогою працівника - інформація може бути внесена також до його трудової книжки. Працівник має вибір надавати: трудову книжку чи відомості з реєстру застрахованих осіб (ст. 29 Кодексу законів про працю України та Роз'яснення Держпраці).

Щодо основного місця праці

Тепер працівник повинен повідомити роботодавця, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця праці як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання) (п. 3-1 ст. 16 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).
А інформація про основне місце роботи буде подаватися у складі звітності з ЄСВ, яка подається щоквартально (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).

Щодо внесення змін до реєстру застрахованих осіб

У разі допущення помилки у реєстрі застрахованих осіб або необхідності будь-яких уточнень працівнику необхідно керуватися Постановою від 18.06.2014 № 10-1 «Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування».

ЕЛЕКТРОННІ ЛІКАРНЯНІ

Працівникам не доведеться нести на роботу паперовий листок непрацездатності, щоб зафіксувати факт перебування на лікарняному, а роботодавці бачитимуть необхідну інформацію в особистому електронному кабінеті страхувальника (роботодавця) на веб-порталі Електронних послуг Пенсійного фонду України. Відповідні зміни були внесені Постановою від 31.03.2021 № 323 «Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Кабінету Міністрів України».
Наразі триває перехідний період та самі заклади будуть приймати рішення чи формувати медичні висновки про тимчасову непрацездатність, чи видавати листки непрацездатності в паперовій формі, в залежності від технічної можливості. В той самий час паперові листки непрацездатності залишаться у деяких випадках, встановлених Постановою від 17.04.2019 № 328 та Наказом від 01.06.2021 № 1066.

ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН

Під час звільнення уникнути паперових документів не вдасться, адже у працівника є обов'язок розписатися про отримання трудової книжки (якщо вона ще знаходиться у роботодавця та не внесена до реєстру застрахованих осіб), розписатися в особовій картці працівника та інших документах, які не переведені в електронну форму. За бажанням працівника роботодавець повинен здійснити запис до трудової книжки (якщо вона знаходиться у працівника).
Коли трудові книжки будуть передані працівникам, роботодавці зможуть видати працівникові копію наказу про звільнення та здійснювати розрахунок (ст. 47 Кодексу законів про працю України). Адже зараз при конфліктних звільненнях часто виникала проблема з видачою трудової книжки, яку працівник не забирав, а роботодавець повинен був її зберігати протягом 2 років до звернення працівника (Роз'яснення Держпраці від 15.10.20).
А от направлення працівнику наказу про звільнення в електронній формі на електронну пошту буде недостатнім, якщо працівник не бажає підписати наказ за допомогою електронного підпису. Адже, з однієї сторони, підпис є одним з реквізитів електронного документа та наказу про звільнення (Наказ 05.12.2008 № 489 ст. 29 Кодексу законів про працю України, п. 9.11 Наказу від 18.06.2015 № 1000/5). Зараз суди часто не сприймають роздруківку з електронної пошти як належний доказ отримання документу (Постанова від 28.12.2019 № 922/788/19 Верховний Суд). Дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 та ст. 47 Кодексу законів про працю України).
Проте можна передбачити такий спосіб у самому трудовому договорі та у разі спору зробити фіксацію і дослідження змісту веб-сторінки за допомогою експерта, адвоката чи надалі, можливо, нотаріуса. Але поки не буде сформована судова практика або будуть підзаконні акти такий спосіб ознайомлення працівника з наказом про звільнення викличе додаткові запитання.

АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

Про архівне зберігання чомусь законодавець зовсім забув: не приділив цьому уваги та відповідно жодних змін. З однієї сторони положення про ведення документів в електронному вигляді існувало й раніше, з іншого - законодавство зобов'язує зберігати документи постійно та тривало (понад 10 років) у двох формах: паперовій та електронній (п. 4 Розділу I Наказу Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5).
Законодавець це пояснює тим, що через 10 років в нас може просто не бути засобів для читання тих чи інших електронних документів, які повинні зберігатися 75 років.
Строки зберігання документів встановлюються:
1. Наказом від 12.04.2012 № 578/5
2. Наказом від 14.03.2013 № 430/5

Тож необхідно проаналізувати, які документи підлягають зберіганню лише в електронному вигляді, а які потребують паперової форми. Окрім того, від роботодавця вимагають:

• інструкції з діловодства або окремі регламенти роботи з електронними документами, які повинні відповідати Наказу від 11.11.2014 № 1886/5 (п. 5 Наказу від 11.11.2014 № 1886/5);
• погодження створення документів з кадрових питань в електронній формі з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради (п. 4 гл. 1 розд. І Наказу від 11.11.2014 № 1886/5);
• робити відмітку про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації (п. 10 гл. 2 розділу II Наказу від 11.11.2014 № 1886/5).

До того ж порядок передбачає не тільки друк паперових примірників електронних документів, їх постійного та тривалого зберігання, а ще й підписання паперового примірника з датою та штампом «Згідно з оригіналом» (гл. 6, розділу IV Наказу від 11.11.2014 № 1886/5).
Тож, здавалося б, що електронний документообіг - це вимога часу і буденне явище, але чинне законодавство ще не дозволяє позбавитися від паперу повністю.

Тож не поспішайте викидати свій принтер, він вам ще знадобиться!

Автор: Петро Білик, директор з інновацій Juscutum

Джерело: ЛІГА:ЗАКОН Бізнес

‍