Електронний документообіг в умовах війни

Як роботодавцю організувати процес підписання кадрових документів на підприємстві

‍

З початку введення воєнного стану в Україні багатьом працівникам довелося покинути свої постійні місця проживання. Наразі їм доводиться працювати віддалено, тож вони не мають змоги щоразу приїжджати на підприємство, щоб наживо підписати необхідні кадрові документи.

У зв’язку з тим, що обмін та підписання документів певною мірою ускладнився, було прийнято ряд законодавчих змін у сфері електронного документообігу (надалі за текстом – ЕДО). До того ж було надано роз’яснення державного органу, як станом на сьогодні працівники можуть підписувати кадрові документи у віддалений спосіб. Про це докладніше буде висвітлено у цій статті.

‍

Законодавчі зміни у сфері ЕДО

У жовтні 2022 року було внесено ряд змін до «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання»:

• Документи тимчасового зберігання тепер можуть бути підписані не тільки за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й удосконаленим та іншим видом електронного підпису, про який сторони домовляться. До прикладу, для підписання таких документів можна використати таку програму як DocuSign, Adobe Acrobat Sign та інші.
  

• Було прибрано вимогу, що створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі підприємства має бути погоджено з архівною установою. Такі зміни є цілком зрозумілими, оскільки у нас в законодавстві досі не було передбаченого дієвого механізму такого погодження з архівами.
  

• Установлено, що створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.

Приклади документів тимчасового зберігання:

• заяви про надання відпусток, графіки відпусток;
• документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу;
• копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо.

Тож якщо такі документи були створені в електронній формі, то відсутня потреба створювати їх ще й у паперовій формі.

• Визначено, що паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створена з урахуванням інструкції з діловодства підприємства. Ба більше, проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

Отже, як можна побачити, тепер відсутня вимога про погодження з архівом можливості запровадження електронного документообігу на підприємстві. До того ж не обов’язково створювати у паперовій формі документи тимчасового зберігання. Вони можуть бути в електронній формі, підписані різними видами електронного підпису, а не лише КЕП.

‍

Підписання документів віддалено

Наразі можемо керуватися ст. 7 ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», де передбачена можливість використання альтернативних способів обміну кадровими документами, що визначаються за згодою сторін. Також в умовах війни варто взяти до уваги й роз’яснення Національного агентства України з питань державної служби (НАДС). Хоч це і роз’яснення органу, що регулює діяльність працівників-держслужбовців, однак у сьогоднішніх умовах його можна застосувати і до працівників приватних підприємств, тому що там пояснюється загальна процедура підписання кадрових документів під час дії воєнного стану.

‍

Порядок погодження сторонами способу обміну кадровими документами

Якщо розглядати ситуацію, що підписати документ за допомогою КЕП немає можливості, то звісно найкращим варіантом буде написати працівнику заяву від руки про згоду на електронну комунікацію з роботодавцем, сфотографувати її та направити роботодавцю. Однак, якщо також немає такої можливості, то як варіант можна надіслати роботодавцю електронне повідомлення із наступним змістом (приклад):

«У зв’язку із введенням воєнного стану прошу обмінюватися зі мною усіма необхідними документами з питань трудових відносин через мою електронну пошту_____ (або месенджери «___»). Цією заявою підтверджую, що усі повідомлення та документи, що надіслані та будуть надіслані з моєї електронної пошти (чи месенджера «__») з цих питань, вважатимуться моїм справжнім волевиявленням».

Якщо працівник збирається використовувати месенджери, то варто максимально деталізувати усі ідентифікатори, щоб потім не виникло жодних сумнівів щодо авторства повідомлення, яке буде надіслано через такий месенджер. Окрім назви, варто вказати також логіни, ніки, номер телефону тощо.

Далі роботодавцю необхідно зробити знімок екрана з цим повідомленням (заявою) та зберігати у себе. Потім на підставі таких заяв видати наказ, що комунікація буде вестися з працівниками через електронну пошту (чи месенджер), про який вказано у заяві. У наказі необхідно вписати прізвища працівників і способи комунікації з ними. Як можливий варіант, можна вписати прізвища працівників і зазначити, що створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень), повідомлень та інших документів з питань трудових відносин буде відбуватися через корпоративні пошти співробітників або ж через інший спосіб, про який сторони домовилися. Далі цей наказ потрібно надіслати працівнику на ознайомлення. Зверніть увагу, що при надсиланні наказу для ознайомлення не потрібно надсилати додаток до наказу, тому що там міститься перелік персональних даних інших працівників, що не підлягає розголошенню.

Після проведення вищезгаданих дій підприємство зможе надалі обмінюватися з працівником кадровими документами через спосіб, визначений у заяві та наказі. У такому випадку можна не використовувати електронний підпис. Достатньо надіслати текстове повідомлення, з якого роботодавець робить знімок екрана та зберігає у себе.

‍

Ознайомлення з наказами та іншими кадровими документами

Якщо у кадрової служби підприємства виникає потреба ознайомлювати працівника з наказами чи іншими документами, то це теж може відбуватися через електронну пошту (або інший засіб, погоджений сторонами).

Щоб ознайомити з наказом багатьох працівників одночасно, роботодавцю можна надіслати електронною поштою підписаний директором наказ, поставивши як адресата усіх працівників, яких цей наказ стосується. Потім кожен працівник у відповідь на такий лист пише, що «з Наказом № ___ ознайомлений».

Після цього роботодавцю необхідно скласти протокол фіксації доведення інформації або документів до відома працівників (надалі – «Протокол»), де вказується що працівники з Наказом № ___ ознайомлені. Протокол складається у довільній формі. У ньому бажано максимально детально зафіксувати наступні відомості:

• дата, час та місце складання Протоколу;
• дата, час, підстава та спосіб надсилання документів;
• назва посад, прізвища та ім’я працівників, яким були надіслані документи;
• контактна інформація працівників, за якою їм було надіслано документи;
• зміст надісланих документів (у скороченому вигляді);
• відомості про працівника, який склав Протокол, його підпис та дата.
• До того ж до такого Протоколу варто внести у вигляді додатків знімки екрана, що слугують підтвердженням факту надсилання працівникам таких кадрових документів.

‍

Звільнення працівника віддалено

Щодо звільнення працівника, то заява про звільнення теж може подаватися через електронні засоби зв’язку (за умови попередньої згоди сторін на це). Так само й ознайомлення з наказом. Однак, враховуючи, що звільнення працівника передбачає припинення трудових відносин, то все ж для уникнення можливих спорів у майбутньому радимо надсилати заяву про звільнення не звичайним текстовим повідомленням на пошті, а фотографією заяви, що написана працівником від руки. Після цього найкращим варіантом буде обмінятися оригіналами документів (у паперовій формі або підписані КЕПом), як тільки з’явиться така можливість.

‍

Висновки

Підсумовуючи вищевказане, можна стверджувати, що українське законодавство відреагувало на сьогоднішні виклики, спричинені війною. Як наслідок було прийнято низку змін до порядку здійснення ЕДО, аби спростити цю процедуру в такі непрості часи. До того ж можемо спостерігати низку послаблень стосовно способів підписання кадрових документів. Це доволі полегшує обмін кадрових документів між сторонами.

Чи продовжать діяти такі зміни після завершення воєнного стану – наразі невідомо. Однак щиро віримо, що війна якнайшвидше закінчиться і нашим законотворцям вдасться адаптувати прийняті зміни вже до повоєнного законодавства України.

Автор: Катерина Катрага, молодший юрист практики Супроводу бізнесу Juscutum

‍