вимкнути дудлвключити дудл

Як е-документообіг збагатить компанію. Тетяна Соловйова

_MG_4332Як, здавалося б, не найважливіше питання, може змінити ваш бізнес і відбитися на результатах і фінансових показниках.

Ми живемо в епоху, коли під впливом цифрових технологій електронна документація витісняє паперову практично у всіх бізнес-сферах. Для більшості цифрові технології та інновації – це синоніми ефективності ведення бізнесу. Електронні документи відіграють важливу роль у спрощенні бізнес-процесів.

Однак, у контролюючих і судових органів на сьогоднішній день ще не сформувалося єдиної думки з приводу використання електронних документів. Практика укладання та підпису електронних договорів також неоднозначна, що відбивається в судових рішеннях.

В якій же формі можна укладати електронні договори? Угода визнається укладеною в письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку. А сам договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.

Зміст електронного договору (в тому числі електронного) складають умови, які є законодавчо обов’язковими для конкретного виду договору і умови, які сторони узгодили як істотні.

Необхідно пам’ятати про тріаді обов’язкових умов при укладенні господарського договору – предмет, ціну та строк дії договору. Сторони зобов’язані погодити ці умови, в іншому випадку договір може бути визнаний неукладеним. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди з усіх його істотних умов.

Електронний договір може містити і додаткові умови, такі як:

– технологію (порядок) укладення договору;

– порядок створення і накладення електронних підписів сторонами договору;

– порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами при виконанні ними своїх зобов’язань;

– технічні засоби ідентифікації боку;

– посилання на умови, що включаються в договір шляхом перенаправлення (відсилання) до іншого електронного документа і порядок доступу до такого документа;

– спосіб зберігання і пред’явлення електронних документів, повідомлень, іншої інформації в електронній формі та умови доступу до них;

– умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів;

– інші відомості.

Для того, щоб договір вважався досконалим в письмовому вигляді, він повинен бути підписаний його сторонами. Правочин, що вчиняється юридичною особою, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису. Закон Про електронний комерції пропонує підписувати електронний договір за допомогою:

– електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до закону України Про електронний цифровий підпис при використанні засоби електронного цифрового підпису всіма сторонами електронної угоди;

– електронного підпису одноразовим ідентифікатором;

– аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

При цьому законодавчо список інших видів електронного підпису не визначений, що дає можливість використовувати будь-які види електронного підпису за домовленістю сторін.

Слід зазначити, що вимоги законодавства, згідно з якими ЕЦП була фактично єдиним способом надання юридичної сили електронним угодам, ускладнювало розвиток електронної комерції в Україні. Це викликано в першу чергу технічними особливостями використання ЕЦП і її вартістю.

Як кажуть нудні юристи, приймаючи до уваги вищевикладене, давайте підсумуємо:

  1. При укладанні електронного договору важливо проконтролювати наявність в документі всіх істотних умов для відповідного виду договору. Адже згідно законодавства, договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. В іншому випадку договір може бути визнано неукладеним.
  2. Якщо сторони вирішили підписати договір не ЕЦП, а інший електронним підписом, скажімо електронним підписом або одноразовим ідентифікатором, слід в письмовому порядку (наприклад, в самому договорі) детально врегулювати питання використання такого підпису. Адже закон говорить, що інші види електронних підписів здійснюється на договірних засадах. Необхідно в договорі визначити вид електронного підпису, порядок її накладення та інші важливі умови, пов’язані зі специфікою укладення саме електронного договору.
  3. В електронному договорі необхідно позначити, що електронні документи, підписані електронним підписом, мають юридичну силу.
  4. З огляду на, що використання печатки є правом, а не обов’язком, доцільно це питання врегулювати в договорі, вказавши, наприклад, що сторони прийшли до угоди не завіряти договір печаткою.
  5. Також не буде зайвим розробити локальні нормативні акти на підприємстві, які будуть наказувати умови, порядок і правила використання електронного підпису, цифрового ідентифікатора або іншого способу встановити підписанта конкретного електронного документа, щоб податкову службу було спокійно і радісно, коли вона зіткнеться в перевірці з вашим електронним документообігом.

Новое Время