выключить дудлвключить дудл

Как е-документооборот обогатит компанию. Татьяна Соловьёва

_MG_4332Как, казалось бы, не самый важный вопрос, может изменить ваш бизнес и отразиться на результатах и финансовых показателях.

Мы живем в эпоху, когда под влиянием цифровых технологий электронная документация вытесняет бумажную практически во всех бизнес-сферах. Для большинства цифровые технологии и инновации – это синонимы эффективности ведения бизнеса. Электронные документы играют важную роль в упрощении бизнес-процессов.

Однако, у контролирующих и судебных органов на сегодняшний день еще не сформировалось единого мнения по поводу использования электронных документов. Практика заключения и подписи электронных договоров также неоднозначна, что отражается в судебных решениях.

В какой же форме можно заключать электронные договоры? Сделка считается совершенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или иного технического средства связи. А сам договор считается заключенным, если стороны в надлежащей форме достигли согласия по всем существенным условиям договора.

Содержание электронного договора (в том числе электронного) составляют условия, которые являются законодательно обязательными для конкретного вида договора и условия, которые стороны согласовали как существенные.

Необходимо помнить о триаде обязательных условий при заключении хозяйственного договора – предмете, цене и сроке действия договора. Стороны обязаны согласовать эти условия, в противном случае договор может быть признан незаключённым. Договор считается заключенным, если между сторонами в предусмотренных законом порядке и форме достигнуто соглашение по всем его существенным условиям.

Электронный договор может содержать и дополнительные условия, такие как:

—                    технологию (порядок) заключения договора;

—                    порядок создания и наложения электронных подписей сторонами договора;

—                    порядок обмена электронными сообщениями и информацией между сторонами при исполнении ими своих обязательств;

—                    технические средства идентификации стороны;

—                    ссылки на условия, включаемые в договор путем перенаправления (отсылки) к другому электронному документа и порядок доступа к такому документу;

—                    способ хранения и предъявления электронных документов, сообщений, другой информации в электронной форме и условия доступа к ним;

—                    условия изготовления и получения бумажных копий электронных документов;

—                    другие сведения.

Для того, чтобы договор считался совершенным в письменном виде, он должен быть подписан его сторонами. Сделка, совершаемая юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.

Создание электронного документа завершается наложением электронной подписи. Закон Об электронный коммерции предлагает подписывать электронный договор с помощью:

—                    электронной подписи или электронной цифровой подписи в соответствии с законом Украины Об электронной цифровой подписи при использовании средства электронной цифровой подписи всеми сторонами электронной сделки;

—                    электронной подписи одноразовым идентификатором;

—                    аналога собственноручной подписи (факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, иного аналога собственноручной подписи) по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей.

При этом законодательно список других видов электронной подписи не определен, что дает возможность использовать любые виды электронной подписи по договоренности сторон.

Следует отметить, что требования законодательства, согласно которым ЭЦП являлась фактически единственным способом придания юридической силы электронным сделкам, затрудняло развитие электронной коммерции в Украине. Это вызвано в первую очередь техническими особенностями использования ЭЦП и ее стоимостью.

Как говорят скучные юристы, принимая во внимание вышеизложенное, давайте подытожим:

  1. При заключении электронного договора важно проконтролировать наличие в документе всех существенных условий для соответствующего вида договора. Ведь согласно законодательства, договор считается заключенным, если стороны в надлежащей форме достигли согласия по всем существенным условиям договора. В противном случае договор может быть признан незаключенным.
  2. Если стороны решили подписать договор не ЭЦП, а другой электронной подписью, скажем электронной подписью или одноразовым идентификатором, следует в письменном порядке (например, в самом договоре) детально урегулировать вопрос использования такой подписи. Ведь закон гласит, что иные виды электронных подписей осуществляется на договорных началах. Необходимо в договоре определить вид электронной подписи, порядок ее наложения и другие важные условия, связанные со спецификой заключения именно электронного договора.
  3. В электронном договоре необходимо обозначить, что электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу.
  4. Учитывая, что использование печати является правом, а не обязанностью, целесообразно этот вопрос урегулировать в договоре, указав, например, что стороны пришли к соглашению не заверять договор печатью.
  5. Также не будет лишним разработать локальные нормативные акты на предприятии, которые будут предписывать условия, порядок и правила использования электронной подписи, цифрового идентификатора или иного способа установить подписанта конкретного электронного документа, чтобы налоговой службе было спокойно и отрадно, когда она столкнется в проверке с вашим электронным документооборотом.

Новое Время