вимкнути дудлвключити дудл

Документальне забезпечення рекламних кампаній. Юрист & Закон. Костянтин Денисов

Опубліковано мовою оригіналу

Константин Денисов, специалист практики налогового права АО “Юскутум”

В современном мире рекламные кампании являются неотъемлемой частью бизнес-среды, поскольку еще с середины прошлого века стало понятно, что истинным двигателем торговли является именно реклама. Каждый день мы сталкиваемся с рекламой: на улице, на телевидении и радио, в печатных изданиях и в сети Интернет, в магазинах и местах розничной торговли.

Некоторые поставщики устраивают рекламные акции по бесплатной раздаче образцов своей продукции, а другие –предоставляют скидки или иные дисконтные условия. Реклама стала неотъемлемой частью нашей  жизни.  Из собственного опыта и судебной практики можно сделать вывод, что, во-первых, операции  рекламного характера очень интересуют налоговиков, а во-вторых, их соотносят с хозяйственной деятельностью, а потом анализируют документальное обеспечение и доказательства реальности выполнения указанных услуг.

Очень часто бывает так, что на предприятии все хорошо – и руководитель удачно ведет бизнес, и бухгалтер опытный, но при налоговой проверке оказывается, что размещение рекламных материалов не подтверждено документально, а бесплатная раздача образцов продукции вообще относится не на расходы, а на доходы. Связь рекламы с хозяйственной деятельностью обусловлена общими положениями Налогового  кодекса Украины. Здесь сразу нужно руководствоваться самым главным правилом: “в расходы можно включать только то, что относится к хозяйственной деятельности”. Налоговая в своей практической деятельности всегда обращает внимание на документальное  обеспечение рекламных кампаний, поскольку его несовершенство дает возможность наиболее легко начислить предприятию налоговые обязательства.

Отражение расходов на проведение  рекламных мероприятий возможно лишь при наличии соответствующих подтверждающих  документов. Налоговая в своей практической деятельности всегда обращает внимание  на документальное обеспечение рекламных кампаний, поскольку его  несовершенство дает возможность наиболее легко начислить предприятию  налоговые обязательства. Анализируя доводы налоговиков в судебных спорах и точки зрения ВАСУ, можно сделать вывод, что  предприятию, разрабатывающему схему мероприятий по организации рекламной кампании, целесообразно оформить минимальный комплект следующих первичных документов:  1) приказ руководителя о проведении рекламных мероприятий.

Такой документ составляется в  произвольной форме с соблюдением норм делопроизводства (хотя это скорее формальный момент). В  приказе следует указать дату, место и цель проведения мероприятий, сроки и круг лиц, ответственных  за организацию и выполнение подготовительных работ, а также необходимо указать, что такое  мероприятие проводится исключительно с рекламной целью. Если во время рекламных мероприятий  планируется бесплатная передача товаров, то в приказе указывается количество каждого  наименования товара и другая информация, которая также свидетельствовала бы о рекламном  характере деятельности; 2) план подготовки к проведению рекламных мероприятий. Этот документ является весомым  доказательством рекламных и предпродажных мероприятий. В документе приводят календарный план  мероприятий с указанием сроков и ответственных лиц.

Целесообразно будет указать не только цель, а  и желательный результат от такой рекламной кампании и поставить отметку с приказом  руководителя;  3) смета расходов на проведение рекламных мероприятий. В документе указывается номенклатура  и количество образцов товаров, рекламных материалов и других ТМЦ, которые планируется  передавать во время проводки мероприятий. Опыт подсказывает, что смет следует делать две: первая  – предварительная смета на основании договоров и планов о проведении рекламных кампаний, а  вторая – фактическая;  4) стандартные бухгалтерские первичные документы, например накладные на отпуск ТМЦ со  склада. При проведении бесплатной передачи товаров и распространения рекламных материалов (в т.  ч. буклетов) лицо, ответственное за их передачу, получает соответствующие материальные ценности  на складе предприятия под отчет. Отпуск материальных ценностей со склада оформляется расходной  накладной;  5) отчет о проведении рекламных мероприятий.

По завершению рекламных мероприятий  ответственные лица составляют отчет о фактических расходах на их проведение и предоставляют его  на утверждение руководителю. Именно во время составления этого документа у предприятия должно  быть описано все, что было сделано и согласовано с подрядчиком рекламной акции; 6) отчет контрольной проверки предоставленных услуг. Обычно выполняется ответственным  лицом на предприятии, заверяется датой, местом и подписью об удостоверенных наблюдениях. В случае если речь идет о внешней рекламе, фотоотчеты, в том числе образцы журналов/газет, будут довольно уместны; 7) специфические документы в случае рекламирования через теле-, радиовещание.

Рекламные  продукты должны быть зафиксированы, согласованы и отвечать всем предписаниям законодательства  (наличие информации о лицензиях и т. д.). Также необходимыми являются справки эфирного времени. Эти документы будут подтверждением фактического транслирования рекламного ролика; 8) также особое внимание следует обратить непосредственно на договор предоставления  рекламных услуг. В первую очередь следует предусмотреть в договоре наличие обязательных предписаний: перечень рекламных услуг, порядок и сроки предоставления услуг и расчетов, условия изготовления и размещение рекламных материалов; 9) в случае размещения рекламы в сети Интернет, в том числе с помощью размещения рекламных баннеров, желательно периодически делать “скриншоты” (снимки изображения текущего состояния экрана), что позволит подтвердить реальный факт размещения рекламы. Кроме того, можно сделать  запрос на специальный статистический отчет у рекламодателя.

Как правило, в подобных отчетах  содержится следующая информация: какое количество и каких именно баннеров было  продемонстрировано, сколько из этих демонстраций были уникальными (для разных людей), какое  количество демонстраций повлекло за собой нажатие на баннер (клик) и переход на сайт, из каких  регионов были посетители, увидевшие баннер или нажавшие на него.  Уместно также обратить внимание непосредственно на точку зрения ВАСУ по поводу рекламы.  Например, в постановлении от 24.06.2014 № К/800/25578/14 ВАСУ внес ясность и в очередной раз напомнил, что даже если комплект документов оформлен не полностью, и более того – если контрагент имеет некоторую дефектность, но услуги рекламного характера действительно предоставлялись, то действия налоговой относительно непризнания расходов являются безосновательными.

pdf-версия статья