вимкнути дудлвключити дудл

Десять кроків, які захистять ваш бізнес при перевірці. Коментар юриста ЮК “Юскутум” Анатолія Лєтаева для Liga.net

Десять шагов, которые защитят ваш бизнес при проверке.

Проверка – это всегда стресс для бизнеса, особенно если она внеплановая. Юристы советуют, как встречать незваных гостей.
 
 
Крупные компании зачастую имеют обширный опыт и четкие сценарии действий в случае проверок. А что делать молодому бизнесу? Практикующие юристы назвали десять основных мер, которые должно предпринять руководство компании, чтобы проверка не обернулась серьезным ущербом. 
 
Кто приходит
 
Среди наиболее частых визитеров Анатолий Летаев, старший юрист направлений правовой безопасности бизнеса и корпоративного права ЮК “Юскутум”, называет правоохранительные органы (повод – заявления граждан о правонарушениях), Госинспекцию техногенной безопасности (на предмет соблюдения норм пожарной безопасности), а также Госинспекцию по вопросам защиты прав потребителей.
 
Что ищут
 
Последний тренд в проверках – законность использования программного обеспечения (ПО). Поводом такой проверки может служить обращение с заявлением в милицию любого лица. Поскольку факты, изложенные в заявлении, должны быть проверены, выписывается соответствующее направление на проверку. “Если проверяющие были допущены к компьютерам и, более того, смогли использовать для проверки ПК софтсканеры (которые, кстати, в Украине не сертифицированы!), то вероятность того, что ПК будет изъят, а к компании и ее руководителям будут применены санкции, очень велика”, – говорит Анатолий Летаев. А санкции могут быть весьма суровыми. Если размер ущерба, связанный с использованием пиратского ПО, превысит 10700 грн., правоохранители смогут возбудить уголовное дело.
 
Последний тренд в проверках – законность использования ПО. Проверяющим удается найти контрафакт в абсолютном большинстве случаев 
Проверяющим удается найти контрафактное ПО в абсолютном большинстве случаев, говорит Летаев. Причем, даже если речь идет всего лишь об одной нелицензионной программе, согласно ст.51-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУАП) милиция или Госдепартамент по вопросам интеллектуальной собственности вправе составить протокол о правонарушении и конфисковать ПК.
Десять шагов для защиты 
 
Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб.
 
1. Разработать инструкции для персонала на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены отдельные инструкции.
 
Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации, советует Анатолий Летаев. В таком случае  во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.
 
2. Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.
 
3. Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.
 
4. Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные – шифровать.
 
Особо деликатную документацию лучше хранить у адвоката, говорит Ольга Семенова из ЮК “Сетра”. С ней согласен и Анатолий Летаев. “Действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.) – это законный повод не предоставлять такие документы”, – поясняет он. 
 
5. Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.
 
6. Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.
 
7. Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве.
 
8. Использовать только лицензионное и бесплатное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. “С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями”, – говорит Анатолий Летаев.
 
9. Завести журнал регистрации проверок. Форма такого журнала которого утверждена приказом Госкомпредпринимательства  № 18 от 10.08.1998. В таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться, отмечает Ольга Семенова из ЮК “Сетра”.
 
10. Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, проходит процедуру банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.
 
По словам Анатолия Летаева, реализация минимальной программы  защиты занимает от одной недели до месяца.