вимкнути дудлвключити дудл

10 порад компанії щодо роботи з бюджетними коштами. Forbes.ua. Денис Овчаров

Опубліковано мовою оригіналу.

Как максимально безболезненно для компании пережить прокурорскую проверку.

В связи с заявлением Генеральной прокуратуры о начале проверки предприятий в Украине на предмет соблюдения законов во время закупки товаров, работ и услуг за государственные деньги адвокат, партнер практики правовой безопасности бизнеса АО «Юскутум» Денис Овчаров дал десять советов компаниям, которые работали с бюджетными средствами.

1. Проявляйте участие 
Постарайтесь быть в курсе событий, которые происходят с вашим бюджетным контрагентом. Слияние, реорганизации, кадровая чистка бюджетной организации часто заканчивается проверкой прокуратуры и финансовой инспекции. В случае выявления каких-либо нарушений в хозяйственных операциях инициируются встречные проверки у компаний-подрядчиков. Поэтому такая информация – лишний повод перепроверить свою готовность к проверке.

2. Выбирайте субподрядчиков 
Зачастую контролирующие органы начинают проверку с компаний и организаций, которые были задействованы в исполнении договорных обязательств по т.н. субподряду. Эти организации проверяются на предмет фактического исполнения договорных обязательств. И наличие пробелов там может породить множество вопросов ко всем участникам правоотношений с бюджетными средствами. Кроме наличия документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг, также рекомендуется проверить их фактическое местонахождение по юридическому адресу, статус налогоплательщика и прочие атрибуты бизнес-активности, такие как сайт, активный телефон и пр.

3. Подготовьте документы к проверке
Самостоятельно проведите анализ хозяйственных правоотношений с бюджетными организациями. Он может состоять из следующих этапов:
Наличие договоров и документов, подтверждающих его фактическое выполнение (например, отчеты, переписка, акты, товарно-транспортные накладные и др.). 
Анализ бухгалтерской документации с целью верного отражения хозяйственной операции.

4. Создавайте резервные копии документов 
Во избежание случайного уничтожения, утери, изъятия документов, которые подтверждают реальность хозяйственных правоотношений, мы рекомендуем хранить копии документов в электронном виде в безопасном месте. Не менее эффективной также является передача документов в архивные учреждения. Помните, что в случае проверки бюджетного учреждения оно само – это последнее место, где можно будет найти второй оригинал договора, если внезапно окажется, что его потеряли при переезде.

5. Не игнорируйте переписку с контролирующими органами
Эффективная и своевременная коммуникация с контролирующими органами минимизирует риски обыска и, как следствие, приостановки деятельности компании. Решение о предоставлении документов должно основываться на совокупности факторов:
а) на законных для этого основаниях запрашивающего органа;
б) и вашей обязанности их выполнить.

6. Обжалуйте назначение проверки
Для того, чтобы жаловаться, совсем необязательно ждать негативных результатов проверки. Согласно закону Украины «О прокуратуре», вы имеете право обжаловать назначение проверки в порядке административного судопроизводства или вышестоящему прокурору. Признание неправомерных действий проверяющего органа – это эффективный инструмент защиты прав предприятия.

7. Обжалуйте результат проверки
В том случае, если финансовая инспекция в результатах проверки отобразила нарушения закона со стороны вашей компании, вы имеете право на обжалование таких результатов. Решение финансовой инспекции по результатам проверки обжалуется в суде, согласно Кодексу административного судопроизводства Украины. Также рекомендуем обжаловать протоколы про административные правонарушения в отношении должностных лиц предприятия.

8. К сутяжникам всегда меньше претензий
В том случае, если в истории ваших взаимоотношений с бюджетной организацией был суд, решение по нему станет серьезной защитой при попытке признать сделку ничтожной. Даже если предметом иска было взыскание дебиторской задолженности или устранение дефектов выполненной работы, суд уже исследовал вашу сделку, и с его выводами проверяющим придется считаться.

9. Используйте выводы экспертов и специалистов
Законодательство Украины не закрепляет за проверяющими монополии на истину. Особенно это касается сферы специальных знаний. Поэтому серьезным подспорьем вашей личной позиции может стать мнение специалиста, который даст свое заключение по вопросу проверки. В противовес актам проверки рекомендуем использовать разъяснения и консультации государственных органов, аттестованных экспертов и сертифицированных аудиторов. Все эти документы не сравнятся по силе с выводом эксперта в суде, но заложат мощное основание для последующей защиты и могут удержать проверяющих от явно неадекватных выводов.

10. Не стесняйтесь привлекать адвокатов
Сфера тендеров и бюджетных денег многими воспринимается как сугубо интимная. Но помните, что именно на стадии проверки формируется та база, которую смогут в дальнейшем использовать ваши защитники, если дело дойдет до суда. И чем раньше вы допустите специалиста в непростую процедуру проверки, тем менее болезненными и более прогнозированными окажутся ее результаты. Первоочередной задачей адвоката является выявление недостающих документов, подготовка сотрудников, которые принимали участие в исполнении договорных обязательств, к даче пояснений и возможному допросу, а также контроль соблюдения закона в ходе самой проверки.

Изменения, которые происходят в государстве, не обещают спокойной жизни тем, кто имел отношение к бюджетным средствам. Но стоит помнить, что слаженная работа руководителя и сотрудников, наличие четких и понятных инструкций, своевременное привлечение юриста помогут избежать ущерба от неадекватных действий проверяющих органов. Мы искренне надеемся, что будущие реформы будут только позитивно влиять на взаимоотношения государства и бизнеса, и переведут бюджетные организации из статуса сплошного фактора риска в статус надежных партнеров.

По материалам Forbes.ua